Como trabalho numa Universidade com formação profissional, freqüentemente sou consultada sobre o que considero importante na construção de um organizador de eventos.
Em princípio, todos os elementos necessários a qualquer profissional competente somados às características específicas da área de eventos e temos uma fórmula simples:
Bom Organizador de Eventos =
competência profissional + informações específicas.
Porém, a formação de alguém não segue uma equação lógica e precisa, aliás, está sempre em mutação. A modernidade e a globalização trouxeram mudanças nas expectativas dos profissionais. As formas de trabalho são diversas, os prazos e os perfis também e em nossa área, que vêm se consolidando, percebemos o crescimento do número de pessoas contratadas direta e indiretamente.
Segundo o Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil (SEBRAE & FBCV), cada espaço para eventos contrata em média 7 funcionários fixos. Assim, os 1.664 espaços que estavam na pesquisa geram 11.648 empregos diretos. Com o efeito multiplicador de emprego, os empregos indiretos somam 58.240. Desta forma, os espaços para eventos geram 69.888 empregos diretos e indiretos.
Mas esta ainda não é a totalidade de empregos do setor. Temos as empresas organizadoras e entidades promotoras que contratam em média 24,2 empregados fixos e 386,6 empregados temporários. Assim, seu universo de 400 unidades gera 164.320 empregos diretos e 492.960 indiretos, perfazendo 657.280 postos de trabalho diretos e indiretos. Desta forma, o setor de eventos no Brasil gera 727.168 empregos diretos e indiretos.
Empregos gerados pelo setor de eventos
Fonte: Pesquisa FBC&VB/SEBRAE/CTI – maio/2001
Então esse profissional oriundo de diversas áreas, além de conhecimentos teóricos deve dispor de alguns outros “ingredientes” que nem sempre se encontram nas grades curriculares, mas devem ser buscados diariamente:
- Antenado : Ser e estar antenado quer dizer obter informação em todos os campos, atualizar-se nos mais diversos segmentos, independente de atuar num nicho específico – a leitura e acompanhamento dos diversos gêneros e veículos de comunicação, bem como a visita a eventos diversos, é uma boa ferramenta para “estar ligado” e acompanhar as tendências.
- Hospitalidade : profissionais de eventos estão envolvidos diretamente ao atendimento do público, mesmo que não estejam na linha de frente. Nossa postura é de servir, atender, informar, indicar, resolver, ser solícito. Seja para carregar algo, resolver um problema, ou dar alguma indicação. Atendimento eficiente é tudo.
- Bom Humor & Cabeça aberta : não falo que o profissional de eventos não deva ter opinião própria, porém deve ter desprendimento de gostos e posturas sócio-política-comportamentais, pelo menos no ambiente do evento. Quer dizer, na hora do evento não temos: gosto musical, opinião sobre opção sexual, religiosa ou partidária, tendência de vestimenta, e sim temos a neutralidade que nos torna eficiente a qualquer público, cliente e tipo de evento.
- Ouça o cliente : por mais que cliente seja confuso, que não detalhe o briefing e sua verba, ele dá algumas dicas do que ele quer. Mesmo que tenha um time de criação e produção maravilhoso na agência, não esqueça que a preferência não é nossa e sim do cliente.
Podemos ter noção do todo e convencer o cliente. Porém, vejo colegas e agências perderem concorrências com projetos maravilhosos, que no entanto não correspondem ao que o cliente vislumbrou ou está preparado para realizar. A velha estória: se eu quero comer bolo de chocolate não adiante oferecer bolo de laranja, não é?
- Experimentação : principalmente para os iniciantes na área de eventos, sugiro estagiar nos mais diversos segmentos: De Feiras a Bazares, Desfiles, Rodeios, Casamentos, Raves, enfim, experimente antes de optar e aproveite a época durante a Universidade, depois de formado já é hora de se estabelecer e criar sua rede de contatos e fornecedores. Mas nunca é tarde.
- Agenda: seu maior patrimônio ao organizar seu evento, além da competência refere-se a sua rapidez e adequação de custos e isso não se faz sozinho e sim com parceiros, não somente fornecedores. Parceiros são companheiros num projeto e ter um levantamento não somente de nomes e telefones e sim de colaboradores, e de preferência não só no estado que você trabalha, pois os eventos itinerantes ocorrem e parceiros regionais é que viabilizam todo um projeto. Estar antenado sempre ajuda nisso, lembra?
- Portifólio: além de um currículo atualizado e clean, um portifólio é visualmente mais eficiente e mostra sua experiência e sua trajetória. Depoimentos, fotos, lay-outs, peças, etc., são formas de compô-lo. Atualmente há o site-portifólio, que demanda uma manutenção e custo, porém demonstra um envolvimento com a área. Ah! Cuidado para que o site não fique com cara de blog pessoal e nada profissional.
- Um evento vende outro evento: Não deixe o seu trabalho acabar no dia do evento. Faça um resgate com uma avaliação criteriosa em forma de relatório, bem como clipping. Se conseguir apresentar isso pessoalmente melhor, senão envie material ao cliente e também à equipe de parceiros. Lembre-se: quem é parceiro hoje, pode ser o contratante ou indicador de novos trabalhos amanhã – bom relacionamento é fundamental.
- Armadilhas : existem as “pegadinhas” que não podemos cair, algumas delas são:
Evento pequeno é fácil: evento nunca é simples e fácil, precisa de cuidado, acompanhamento. Nos eventos pequenos as pessoas relaxam e erros básicos costumam acontecer em função disso, é como time grande que entra de salto alto e perde feio.
Desleixo com staff: Você pode ter obtido um bom briefing, adequou o projeto, planejou primorosamente, mas na hora da entrega, no dia do evento, seu staff não estava alinhado, não tinha as informações precisas, barrou convidados, não checou montagem, enfim, uma série de detalhes que desmoronaram todo um pré-evento que foi muito bom. O staff é a comissão de frente dos eventos, temos que caprichar e estar bem ensaiado, isto serve também para os fornecedores, quero dizer, parceiros.
O Exercício do “Check list de Murphy”: se algo puder dar errado, vai dar. E o que fazer para evitar? Pode parecer negativo, mas creio ser uma das melhoras maneiras para se precaver de eventualidades que não devem ocorrer mas podem ocorrer se não prevermos ou simularmos. Lembre-se: Evento não tem prorrogação.
Não confie em sua memória: tenha o roteiro com as informações do evento e fones importantes de todos os envolvidos. No dia do evento nossa mente está bombardeada de informações e lembrar um simples nome pode ser difícil.
Existem muitas outras coisas que com certeza percebemos no decorrer de nossa carreira e estar com o canal aberto para estas manifestações é importante.
Obviamente não começamos já montando nossa empresa. Atuamos como free lancer, às vezes eternamente, e não existe desmerecimento nisso.
Veja os dados:
Número de empregos diretos gerados pelos eventos
Fonte: Pesquisa FBC&VB/SEBRAE/CTI – maio/2001
Como o crescimento do setor de eventos é notório, o número de profissionais que trabalham nele aumentam progressivamente.
Cabe ressaltar que a passagem de temporário para fixo ou dono de empresa, abre portas para participar de concorrências e licitações.
Sabemos dos altos encargos e do capital inicial necessário para os primeiros passos de uma empresa, porém uma alternativa é associar-se a empresas já sedimentadas, mas que algumas vezes não têm o setor de eventos estruturado. As agências de publicidade e de comunicação são alguns exemplos. Temos também associações, federações, entidades classistas que são constituídas, tem alto fluxo de eventos e não têm profissionais fixos ou parceiros junto à elas, mas precisam dos serviços.
Não existem receitas, mas detalhes que fazem a diferença.
Precisamos estar eternamente em evolução. Não podemos temer avançar e ficar parados.
Vamos em frente, à procura de Bons Eventos !!!
Plano Estratégico de Comunicação das Olimpíadas 2016
