Dica Evento

A grande efervescência dos mercados de turismo e eventos no país é evidente. O crescimento do mercado é visível e os números falam por si.

Somente São Paulo, recebeu em 2010, 11,7 milhões de turistas de negócios (segundo a SPTuris), movimentando cerca de R$158,7 milhões.

Já em 2011, a cidade demonstrou um crescimento ainda maior na área turística, ficando o índice de ocupação média dos hotéis para o primeiro quadrimestre em 66,57%, um aumento de 4% ao mesmo período de 2010.

O valor das diárias de 2011 em relação a 2010, também obteve um aumento significativo, de 57,37%, subindo de R$142,38 para R$224,06.

O cenário dos eventos empresariais em São Paulo também mudou. Antes, os homens de negócios que se limitavam a participar de eventos e deixar a cidade rapidamente, hoje, eles acabam estendendo a estadia graças à extensa agenda cultural oferecida pela cidade. Em 2066, empresários gastavam em média 2,6 dias na cidade; já em 2009, o número cresce para 3,8 dias, o que significa mais dinheiro nos cofres públicos e fomento da economia.

Não só São Paulo, mas o país inteiro se beneficia com o aquecimento do mercado. Com 275 eventos internacionais em 2010, o país alcançou a 9ª posição entre os destinos mais procurados do mundo para grandes encontros no ranking internacional Congress and Convention Association (ICCA), segundo o portal da Revista Isto É Dinheiro. Segundo a AMPRO (Associação de Marketing Promocional), o setor promete um crescimento de 200% até 2014. Nas Américas, o país só perde para os Estados Unidos, e na América do Sul, São Paulo só perde para a capital Argentina.

A consolidação do Brasil na lista dos “top 10” no mercado de eventos internacionais, amplia a expectativa de investimentos que se oferece com a realização da Copa do Mundo em 2014 e dos Jogos Olímpicos em 2016. Além desses, o país ainda pleiteia sediar em 2020 a Exposição Mundial (Expo), evento que ocorreu pela última vez em Xangai, na China em 2010.

Todo esse cenário otimista, fez com que as seguradoras percebessem este segmento como uma área carente de serviços específicos e vêm desenvolvendo produtos especiais totalmente voltados para a área do turismo, eventos e lazer.

Já foram criados seguros específicos para: Eventos, Bares e restaurantes, hotéis, motéis e pousadas e o mais novo produto lançado pela Porto Seguro Cia de Seguros Gerais é o acidentes pessoais coletivos Esporte de natureza e aventura.

Abaixo, descrevo um pouco de cada seguro:

Seguros Para Eventos

Com os investimentos cada vez maiores, o setor não permite margem para prejuízos, tanto para o bolso como para a imagem e reputação dos organizadores de eventos.

Assim, as seguradoras desenvolveram produtos que garantem danos causados desde a instalação e montagem, até prejuízos causados pelo não comparecimento de algum artista.

Os seguros garantem cobertura em todo o território nacional, para eventos corporativos, religiosos, esportivos, promocionais e sociais.

As coberturas variam conforme a necessidade dos clientes:

Básicas→ responsabilidade civil do organizador, responsabilidade civil do expositor. Acessórias → responsabilidade civil para:

• Instalação, montagem e desmontagem;
• Fornecimento de bebidas e comestíveis;
• Guarda de veículos de terceiros, com ou sem cobertura para percurso;
• Pessoas designadas;
• Danos morais (em decorrência de responsabilidade civil);
• Danos ao conteúdo do local de riscos;
• Equipamentos eletrônico, musicais e cinematográficos;
• Não utilização do local;
• Não comparecimento dos artistas e/ou pessoas designadas.

A vigência do seguro varia conforme a contratação:

Cobertura de instalação/ montagem e desmontagem → a vigência tem início a partir do 1º dia das operações de instalação e montagem e finda com as operações de desmontagem.

Se não houver a cobertura de montagem e desmontagem → a vigência será apenas na data do evento (do seu início ao seu término).

Seguro pra Bares e Restaurantes

Seguro destinado a bares, botequins, lanchonetes, pastelarias, restaurantes, churrascarias, pizzarias, choperias, cozinhas industriais, buffet e padarias.

O produto oferece as seguintes coberturas:

• Incêndio, explosão e fumaça;
• Vendaval e impacto de veículos;
• Danos elétricos;
• Tumultos;
• Subtração de bens → cobertura para valores dos clientes no interior do estabelecimento e bens e mercadorias; (exclusivo para restaurantes, churrascarias, choperias e pizzarias);
• Lucros cessantes;
• Responsabilidade civil;
• Responsabilidade sobre a guarda de veículos.

O seguro ainda garante benefícios ao estabelecimento, tais como: substituição de telhas, desentupimento, reparos em portas de aço onduladas, reparos em central telefônica, serviços de chaveiro, reparos hidráulicos e elétricos, vigilância e recarga de extintores. Disponíveis conforme o plano contratado e localização da empresa.

Seguro Hotéis, Motéis e Pousadas

A cada dia cresce a necessidade dos proprietários de meios de hospedagem de proteger seus estabelecimentos, funcionários e hóspedes. Os seguros empresariais permitem que tais empresários foquem somente em seus negócios e não nas preocupações, atendendo às diversas necessidades da área, com diversas coberturas, serviços e benefícios.

O seguro disponibiliza as seguintes coberturas:

• Incêndio, Explosão e Fumaça;
• Vendaval e impacto de veículos;
• Danos elétricos;
• Subtração → de valores e de bens e mercadorias;
• Lucros cessantes;
• Responsabilidade civil;
• Contaminação e deterioração de mercadorias em ambientes frigoríficos;
• Subtração de bens e valores de hóspedes e veículos de terceiros em estacionamento.

Os benefícios de acordo com o plano contratado englobam: limpeza de caixa d’água, reinstalação e reparo de ventiladores de teto, reparos de frigobar, reparos de bomba d’água, reparos em central telefônica, serviços de chaveiro.

Seguro Acidentes Pessoais Coletivos Esporte de Natureza e Aventura

A área dos esportes radicais também apresenta grande efervescência. Todos os dias cresce o número de praticantes e adeptos de tais esportes.

Os riscos para os responsáveis pela segurança dos aventureiros, é tão grande quanto a adrenalina garantida pela prática das atividades, por isso, foi desenvolvido um seguro com garantias específicas para o turismo de aventura.

O produto garante indenização no caso de acidentes ocorridos com participantes de esportes de natureza e turismo de aventura.

As coberturas abrangem:

Morte e invalidez por acidente e Despesas médico – hospitalares; cobrindo os eventos:

• Arvorismo;
• Arvorismo para crianças;
• Rafting e mini- rafting;
• Boiacross;
• Escalada;
• Rapel;
• Tirolesa;
• Caminhadas ecológicas;
• Cavalgada;
• Caiaque.

A vigência abrange toda a atividade dentro da área demarcada para a realização das atividades esportivas e de aventura, desde que supervisionadas por profissionais por profissionais especializados e com todos os equipamentos de segurança disponíveis para cada modalidade.

Tais produtos garantem possíveis prejuízos causados por imprevistos que podem ocorrer na prestação de serviço turístico, otimizando os custos e gerando benefícios aos contratantes.

Flavia Pacheco Grecco

Formada em Administraçao Hoteleira, pós graduada pelo SENAC SP em Administração e organização em eventos e corretora de seguros.

Texto originalmente publicado no site da ABEOC – Associação Brasileira de Empresas de Eventos.

ABEOC em Destaque – Eventos: Ontem, Hoje e Amanhã

A coluna ABEOC em Destaque vem para trazer assuntos da área de eventos que interessam aos profissionais do segmento e quer estimular a discussão de temas importantes, aproveitando a experiência dos associados da ABEOC.

O tema desta primeira versão refere-se ao status do setor de eventos sob 05 aspectos, conversamos com Ana Claudia Bitencourt (Pres. ABEOC-RS), Rafael Bezerra (Pres. ABEOC-Ceará) e Monica Monteiro (ABEOC-MG).

É fato a evolução do setor de eventos tanto na sua importância como na forma de organização dos mesmos, estes datam da era clássica, e muitos mantém suas características até hoje, mas a sua funcionalidade e forma de apresentação tem passado por uma série de transformações, e compreender os eventos de ONTEM/ HOJE/ AMANHÃ pode diferenciar as empresas e os profissionais trazendo um diferencial competitivo e a sobrevivência nos negócios. Monica comenta que os eventos são organizados com metodologia de trabalho profissional sob análise criteriosa desde os objetivos do realizador quanto do público alvo, metas, disponibilidade de investimento e resultados esperados; já no futuro, estes fazem parte de um mercado cada dia mais competitivo, onde o expertise e atendimento, criatividade e parcerias deverão ser valorizados como diferenciais para o sucesso, aqui percebemos que saímos de “fazedores” para pensadores de eventos, o que dentro da tendência é encarar os eventos como estratégico dentro da área de comunicação e relacionamento das empresas, inclusive muitas delas já estão trabalhando com o PEGE (Programa de Gestão Estratégica de Eventos*), nomenclatura abordada pela NBTA e que acredita na força dos eventos como alavanca de negócios. Já Ana Claudia indica que antigamente os eventos eram organizados de uma forma clássica, hoje a organização de eventos está muito mais completa, com glamour, pois o básico todo mundo faz, ou melhor pensa que faz, hoje em dia vivemos a era do diferencial, nesse sentido percebemos que o “algo mais” sempre é esperado, praticamente virou commoditie nos briefings que nos chegam, o grande desafio é traduzir o diferencial. Rafael aborda isso quando fala das transformações significativas ao longo do tempo do setor de eventos, e que com as novas tecnologias muita coisa pode surgir, mas o que nunca mudou foi a necessidade das pessoas se confraternizarem, independente do tipo de evento, isso continua fundamental. Mesmo com a modernização do mundo dos negócios, o ato de reunir pessoas nunca cairá de moda.

Outro aspecto refere-se aos espaços de eventos, onde além dos ambientes padrões, temos a busca pelos locais diferenciados, e o que um BOM ESPAÇO DE EVENTOS precisa ter hoje em dia? Rafael acredita que a estrutura é importante, pois deve prever aspectos operacionais que facilitem o trabalho dos organizadores de evento, mas acima de tudo, os equipamentos devem oferecer um bom serviço. Dentro disso, cabe comentarmos que ás vezes temos bons espaços e que esteticamente são fenomenais, porém pouco funcionais para o quesito eventos, pois elevadores, corredores, acesso, estacionamentos, instalações elétricas não se aplicam a uma realidade de turismo de negócios e sim de lazer, é preciso uma adaptação e para os espaços criados especificamente para eventos um olhar mais técnico e operacional para facilitar as montagens, desmontagens, criatividade e necessidades especiais dos vários tipos de eventos. Ana exemplifica bem esta questão ao lembrar que dependendo do tipo de evento, por exemplo, se servimos um almoço precisamos de uma infra-estrutura mínima como cozinha, água, fogão, geladeira, espaço para organizar o serviço, mas para nós organizadores de eventos não existe um “mal” espaço; nós possuímos o dom de transformar, por isso ela tira fotos do antes, durante e depois para comparar as mudanças e melhorar sempre – um item fundamental é o aspecto de segurança, aproveitamos então, para relembrar sobre os alvarás dos espaços e dos alvarás específicos para eventos que devemos estar atentos e tê-los documentados. Além da infra-estrutura, logística e acesso adequadas para o evento conforme suas características, Monica alerta sobre a equipe de suporte qualificada e com boa vontade para a solução de problemas (infelizmente mesmo com check list operacional de todos os envolvidos – sempre – encontramos surpresas) e empregados que não atuam como colaboradores dificultam este processo. Aqui surge a importância de BONS FORNECEDORES que na opinião de Monica devem se superar no atendimento, pontualidade e preços competitivos; já Ana reforça que um bom fornecedor é aquele que soluciona problemas, afinal eventos são cheios de imprevistos, e posteriormente discute-se os valores extras que possam surgir, mas a resolução é com parceria, agilidade e pro-atividade, pois atendermos bem o cliente é o que conta.

Talvez aqui surja o dilema com a frase “Cliente tem sempre razão?”, mas como CONVIVER BEM COM SEU CLIENTE. Obviamente não existe receita e a frase é discutível, mas precisamos de clientes e o segredo seja traduzir e conseguir transformar os sonhos dos clientes em realidade, atuando como consultores, mostrando nossa experiência e orientando do que e porque tais indicações, isso tem ajudado Rafael a driblar seus clientes com eficiência, fato confirmado por Monica que indica que os argumentos precisam ter embasamento técnico e segurança na exposição, a parceria de ambos os lados é fundamental.

Dentro disso, indaguei sobre as características fundamentais para um BOM PROFISSIONAL DE EVENTOS e termos que se repetiram dentre os nossos entrevistados são a agilidade e flexibilidade, comprometimento e criatividade, bem como a cordialidade para com todos os envolvidos no processo, e como fundamental o real domínio de línguas, pois sabemos o quanto o idioma funcional não é suficiente para situações que vivemos, principalmente de reuniões e sob pressão. Segundo Rafael é preciso ter 4T´s: Tempo (dedicação), TRABALHO (envolvimento), TENACIDADE (superação) e TESÃO.

Fica claro que temos que ficar atentos à vários aspectos e que as oportunidades são muitas, e olhando o passado, atento ao presente, ajudará a traçar um futuro para que as empresas de eventos se solidifiquem, que os espaços de eventos devem se adaptar ou serem “pensados” para as características de eventos; que os fornecedores tem que ter mais que qualidade técnica e sim cooperativismo, que o cliente tem e não tem razão – mas que devemos construir com ele a melhor solução e que este profissional de eventos além de qualidades técnicas, venha atuando estrategicamente, mas também com situações de sonhos e interatividade que deve encantar todos os envolvidos. Mãos a obra então !!!

Líbia Macedo- Out 2010

Livro: Eventos como alavanca de negócios, como e porque implantar o PEGE, Ed. Aleph, R. Ferreira e Beth Wada (organização)

Artigo publicado originalmente no site da consultoria Conceito Lazer.

Meu desafio hoje é comparar o mundo corporativo e o mundo esportivo em suas características específicas e peculiaridades e como podemos trabalhar com estes conceitos para melhorarmos a performance – objetivo almejado por ambos.

Iniciando pelo Esporte.

Temos, além da paixão nutrida tanto por quem participa direta quanto indiretamente, a percepção de que o esporte esta enraizado no cotidiano do ser humano. Seja iniciando de maneira mais amena nas atividades de lazer mais descompromissadas, como nas aulas de Educação Física, ou nas atividades extras que nos engajamos no dia a dia; além do convívio com certas modalidades que são um carimbo em muitas famílias, cidades, clubes, etc.

A intensidade é tanta que certas pessoas tornam-se profissionais (emprego), têm técnico (chefe), adversário (concorrente) e as federações (associações de classe).

Mas como definir este Esporte?

Entre as diversas definições, identifico o esporte como ação de jogo, por parte de um indivíduo que visa interação com algo, alguém ou consigo mesmo. Possibilitando prazer e contando com competição, estratégia e tática, regras definidas e seja envolvente.

No outro lado, temos o mundo corporativo com os profissionais que compõem a estrutura empresarial e deles é exigido que sejam qualificados através da formação, atualização, reciclagem (treino), sejam criativos (craques), equilibrados para segurar a pressão do mercado, prazos, concorrência acirrada (corpo e mente auxiliam nessa homeostase), e sejam assertivos – quer dizer, tenham noção de suas qualidades – e combatentes (garra). Enfim, competitivos dentro das regras do mercado.

Um fato que levantei em minha tese de mestrado é que em todas as definições de esporte, a palavra competição estava presente; na “definição” do mundo corporativo ela também figura com bastante intensidade. Isso torna claro que os dois mundos têm muito em comum.

Mas a competição, não sendo bem trabalhada, pode ser maléfica. Estabelecer uma percepção positiva é fundamental e portanto, dentro de um treinamento para melhoria das pessoas, podemos inserir elementos de um mundo em outro.

Tenho trabalhado mais efetivamente com o mundo corporativo em ações de eventos, principalmente convenções, lançamentos de produtos, workshops e treinamentos utilizando a ferramenta do lazer e de jogos para aflorar, transformar e, porque não, modificar comportamentos individuais e grupais.

Dentre as ferramentes utilizadas, destaco:

Outdoor training:

Como a própria tradução dos termos demonstra, é levar as pessoas a um ambiente externo e expô-las à dinâmicas comportamentais. Dentro disso temos o TEAL, Treinamento Experiencial O ao Ar Livre, onde baseia-se em colocar as pessoas em situações de desafios em ambientes abertos. Levando em consideração que este ambiente auxilia a saída da zona de conforto e assim possibilita reações diversas;

Simulações:

Criar uma situação idealizada, mas que naquele momento é real e deve ser vivida, explorada e resolvida. Ex: As pessoas “tornam-se” donos de uma empresa e deve gerenciá-la em um certo tempo e com metas a seres atingidas;

Temática :

o elemento fantasioso e diferente também tira as pessoas da zona de conforto e encanta, trazendo cenários realistas numa atmosfera temática. Ex: participantes de um rally ou uma regata de barco;

Entretreinamento®:

A somatória do entretenimento e treinamento onde nos jogos o resultado da ação lúdica pode descrever situações cotidianas explicitas de maneira amena.

Em todas elas, auxiliamos as pessoas na percepção e posterior reflexão de atitudes, pois ao realizar alguma atividade as percepções são mais latentes. Não é a toa que Confúcio observa: “Vejo e recordo, leio e memorizo, FAÇO e aprendo”. Nosso objetivo é perceber, alinhar, realinhar, modificar, excluir certas atitudes que são tão parecidas entre jogos & situações do dia a dia.

Para explorar isso utilizamos jogos de tabuleiros (trilha, resta1, jogos milenares, RPG, …), brincadeiras infantis (amarelinha, máscaras, pipa, …) e jogos esportivos (futebol, vôlei, tênis, canoagem, rafting, corrida de aventura, etc.) – todos adaptados à realidade corporativa.

Isso tudo vem reforçar que o jogo explicita uma série de manifestações, pois parafraseando Galileu: “Não podemos ensinar a um homem, a não ser descobrir suas próprias potencialidades”, nossas ações são apenas instrumentos.

O interessante é que, com a comparação do mundo esportivo e corporativo, percebi que equipe de vendas e equipe esportiva tem grandes similaridades e fiz um trabalho num time de vôlei com essas dinâmicas. O resultado foi bem interessante e espero retornar este trabalho em breve, pesquisar mais e aplicar estes conceitos aprimorando a performance comportamental. Sem negar que o importante é competir, mas fundamental é cooperar consigo e com os companheiros da equipe.

Isto mostra que estamos engatinhando, mas a ferramenta do Jogo é muito rica na exploração de comportamentos. Temos que agora continuar o trabalho e mensurar o que é estimulado revertendo efetivamente para uma mudança benéfica no comportamento individual e social das pessoas. Uma fato comprovado cientificamente [é que adultos expostos a explanação aprendem em torno de 25% do conteúdo. Quando a esta explanação é acoplado o elemento visual, aumenta para 35% e quando o ouvinte torna-se participante–agente retém 75% (action learning). Somando-se a isso o fato que jogar é muito agradável, esta fórmula tende a ser um sucesso.

Vamos ao Sucesso!!!

Artigo publicado originalmente no site da consultoria Conceito Lazer.

Como trabalho numa Universidade com formação profissional, freqüentemente sou consultada sobre o que considero importante na construção de um organizador de eventos.

Em princípio, todos os elementos necessários a qualquer profissional competente somados às características específicas da área de eventos e temos uma fórmula simples:

Bom Organizador de Eventos =

competência profissional + informações específicas.

Porém, a formação de alguém não segue uma equação lógica e precisa, aliás, está sempre em mutação. A modernidade e a globalização trouxeram mudanças nas expectativas dos profissionais. As formas de trabalho são diversas, os prazos e os perfis também e em nossa área, que vêm se consolidando, percebemos o crescimento do número de pessoas contratadas direta e indiretamente.

Segundo o Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil (SEBRAE & FBCV), cada espaço para eventos contrata em média 7 funcionários fixos. Assim, os 1.664 espaços que estavam na pesquisa geram 11.648 empregos diretos. Com o efeito multiplicador de emprego, os empregos indiretos somam 58.240. Desta forma, os espaços para eventos geram 69.888 empregos diretos e indiretos.

Mas esta ainda não é a totalidade de empregos do setor. Temos as empresas organizadoras e entidades promotoras que contratam em média 24,2 empregados fixos e 386,6 empregados temporários. Assim, seu universo de 400 unidades gera 164.320 empregos diretos e 492.960 indiretos, perfazendo 657.280 postos de trabalho diretos e indiretos. Desta forma, o setor de eventos no Brasil gera 727.168 empregos diretos e indiretos.

Empregos gerados pelo setor de eventos
Fonte: Pesquisa FBC&VB/SEBRAE/CTI – maio/2001

Então esse profissional oriundo de diversas áreas, além de conhecimentos teóricos deve dispor de alguns outros “ingredientes” que nem sempre se encontram nas grades curriculares, mas devem ser buscados diariamente:

- Antenado : Ser e estar antenado quer dizer obter informação em todos os campos, atualizar-se nos mais diversos segmentos, independente de atuar num nicho específico – a leitura e acompanhamento dos diversos gêneros e veículos de comunicação, bem como a visita a eventos diversos, é uma boa ferramenta para “estar ligado” e acompanhar as tendências.

- Hospitalidade : profissionais de eventos estão envolvidos diretamente ao atendimento do público, mesmo que não estejam na linha de frente. Nossa postura é de servir, atender, informar, indicar, resolver, ser solícito. Seja para carregar algo, resolver um problema, ou dar alguma indicação. Atendimento eficiente é tudo.

- Bom Humor & Cabeça aberta : não falo que o profissional de eventos não deva ter opinião própria, porém deve ter desprendimento de gostos e posturas sócio-política-comportamentais, pelo menos no ambiente do evento. Quer dizer, na hora do evento não temos: gosto musical, opinião sobre opção sexual, religiosa ou partidária, tendência de vestimenta, e sim temos a neutralidade que nos torna eficiente a qualquer público, cliente e tipo de evento.

- Ouça o cliente : por mais que cliente seja confuso, que não detalhe o briefing e sua verba, ele dá algumas dicas do que ele quer. Mesmo que tenha um time de criação e produção maravilhoso na agência, não esqueça que a preferência não é nossa e sim do cliente.

Podemos ter noção do todo e convencer o cliente. Porém, vejo colegas e agências perderem concorrências com projetos maravilhosos, que no entanto não correspondem ao que o cliente vislumbrou ou está preparado para realizar. A velha estória: se eu quero comer bolo de chocolate não adiante oferecer bolo de laranja, não é?

- Experimentação : principalmente para os iniciantes na área de eventos, sugiro estagiar nos mais diversos segmentos: De Feiras a Bazares, Desfiles, Rodeios, Casamentos, Raves, enfim, experimente antes de optar e aproveite a época durante a Universidade, depois de formado já é hora de se estabelecer e criar sua rede de contatos e fornecedores. Mas nunca é tarde.

- Agenda: seu maior patrimônio ao organizar seu evento, além da competência refere-se a sua rapidez e adequação de custos e isso não se faz sozinho e sim com parceiros, não somente fornecedores. Parceiros são companheiros num projeto e ter um levantamento não somente de nomes e telefones e sim de colaboradores, e de preferência não só no estado que você trabalha, pois os eventos itinerantes ocorrem e parceiros regionais é que viabilizam todo um projeto. Estar antenado sempre ajuda nisso, lembra?

- Portifólio: além de um currículo atualizado e clean, um portifólio é visualmente mais eficiente e mostra sua experiência e sua trajetória. Depoimentos, fotos, lay-outs, peças, etc., são formas de compô-lo. Atualmente há o site-portifólio, que demanda uma manutenção e custo, porém demonstra um envolvimento com a área. Ah! Cuidado para que o site não fique com cara de blog pessoal e nada profissional.

- Um evento vende outro evento: Não deixe o seu trabalho acabar no dia do evento. Faça um resgate com uma avaliação criteriosa em forma de relatório, bem como clipping. Se conseguir apresentar isso pessoalmente melhor, senão envie material ao cliente e também à equipe de parceiros. Lembre-se: quem é parceiro hoje, pode ser o contratante ou indicador de novos trabalhos amanhã – bom relacionamento é fundamental.

- Armadilhas : existem as “pegadinhas” que não podemos cair, algumas delas são:

Evento pequeno é fácil: evento nunca é simples e fácil, precisa de cuidado, acompanhamento. Nos eventos pequenos as pessoas relaxam e erros básicos costumam acontecer em função disso, é como time grande que entra de salto alto e perde feio.

Desleixo com staff: Você pode ter obtido um bom briefing, adequou o projeto, planejou primorosamente, mas na hora da entrega, no dia do evento, seu staff não estava alinhado, não tinha as informações precisas, barrou convidados, não checou montagem, enfim, uma série de detalhes que desmoronaram todo um pré-evento que foi muito bom. O staff é a comissão de frente dos eventos, temos que caprichar e estar bem ensaiado, isto serve também para os fornecedores, quero dizer, parceiros.

O Exercício do “Check list de Murphy”: se algo puder dar errado, vai dar. E o que fazer para evitar? Pode parecer negativo, mas creio ser uma das melhoras maneiras para se precaver de eventualidades que não devem ocorrer mas podem ocorrer se não prevermos ou simularmos. Lembre-se: Evento não tem prorrogação.

Não confie em sua memória: tenha o roteiro com as informações do evento e fones importantes de todos os envolvidos. No dia do evento nossa mente está bombardeada de informações e lembrar um simples nome pode ser difícil.

Existem muitas outras coisas que com certeza percebemos no decorrer de nossa carreira e estar com o canal aberto para estas manifestações é importante.

Obviamente não começamos já montando nossa empresa. Atuamos como free lancer, às vezes eternamente, e não existe desmerecimento nisso.

Veja os dados:

Número de empregos diretos gerados pelos eventos
Fonte: Pesquisa FBC&VB/SEBRAE/CTI – maio/2001

Como o crescimento do setor de eventos é notório, o número de profissionais que trabalham nele aumentam progressivamente.

Cabe ressaltar que a passagem de temporário para fixo ou dono de empresa, abre portas para participar de concorrências e licitações.

Sabemos dos altos encargos e do capital inicial necessário para os primeiros passos de uma empresa, porém uma alternativa é associar-se a empresas já sedimentadas, mas que algumas vezes não têm o setor de eventos estruturado. As agências de publicidade e de comunicação são alguns exemplos. Temos também associações, federações, entidades classistas que são constituídas, tem alto fluxo de eventos e não têm profissionais fixos ou parceiros junto à elas, mas precisam dos serviços.

Não existem receitas, mas detalhes que fazem a diferença.

Precisamos estar eternamente em evolução. Não podemos temer avançar e ficar parados.

Vamos em frente, à procura de Bons Eventos !!!

(Publicado originalmente no jornal Logotipo Comunicação e MKT, ano 1 número 1, em 15 de agosto de 2004)

Desde o convite para escrever nesta coluna fiquei pensando como iria iniciar a discussão sobre o tema proposto. Achei melhor iniciar do zero, com uma questão que é importantíssima: conceituar, ou melhor, identificar o que entendemos por Eventos, Lazer Empresarial e Endomarketing.

Hoje em dia, infelizmente, a palavra Eventoficou banalizada, pois tudo, absolutamente tudo, é considerado evento: da festinha de 1 ano do Zezinho ao lançamento do carro da montadora e por aí afora. Existem 1000 definições, das quais concordo com umas 50, porém é fato que evento diz respeito a um acontecimento que ocorre para comunicar, divulgar, ensinar, mostrar, contemplar, enfim, celebrar algo. Por isso considero Evento como:

“Promessa de entretenimento, expectativa de sucesso e certeza de vivência emotiva.”

Francisco Paulo de Melo Neto, 1999

Dentro disso seguimos com a difícil tarefa de conceituar Lazer Empresarial, que não se encontra nos livros e publicações mas sim no dia a dia das agências durante o briefing, quando é necessária uma ferramenta não tão formal que consiga trabalhar com o treinamento de equipes, que reforce informações de campanha de incentivo, que auxilie na construção ou melhoria do clima interno das empresas e suas parceiras, que dissemine o conceito de qualidade de vida, que seja ferramenta de ações promocionais, que celebre e comemore metas, enfim – o lazer mostra-se como ótima ferramenta para se alcançar certos objetivos dentro de certas ações mercadológicas.

Complementar a isso, temos os funcionários das empresas trabalhando arduamente com o objetivo de conquistar e manter clientes, mas será que estes atuam como os primeiros a acreditarem que a sua empresa oferece o melhor serviço e produto em determinada área? Aí temos o endomarketing, pois a palavra cliente hoje em dia mostra-se mais abrangente, pois este não é apenas aquele que compra e utiliza o produto ou serviço, mas também o que vende, o chamado cliente interno, ou melhor, o colaborador. O endomarketing é uma ação do marketing que trabalha com a compreensão, satisfação e aliança do público interno com intuito de convencer e atender melhor os clientes externos, senão a relação fica muito frágil tanto entre vendedor e comprador quanto na rede interna da empresa.

Com toda esta introdução queremos convencê-lo que, mais do que nunca, que ações internas devem e têm que ser feitas para fortalecer a relação do funcionário com sua empresa, seus produtos e serviços, e isso pode ser trabalhado através de diferentes tipos de eventos utilizando a ferramenta do lazer para abordar certos conceitos necessários para essa rede de necessidades.

Dentre as possibilidades temos as ações de lazer temáticas, que facilmente reforçam campanhas publicitárias e características do produto bem como atuam dentro da possibilidade de interação e exploração da criatividade do funcionário em prol de subsídios e elementos para auxiliar na abordagem com os colaboradores. Uma outra forma de educação corporativa é através do que denomino de entretreinamento, onde, através de atividades lúdicas, conceitos são abordados de maneira mais alusiva e direta porém sem expor pessoas, setores e práticas corriqueiras, onde através da participação em jogos e dinâmicas remete-se à uma reflexão e posterior mudança de atuação. Alguns exemplos como paintball empresa X concorrente; conquista de mercados através de bandeiras alocadas pelo hotel; construção de fortes comparado com a força e defesa da marca, entre outros; obviamente todos dentro de um contexto específico.

Em vista disso, entender o lazer, o jogo e a diversão como uma maneira mais fácil e prazerosa de abordar conceitos mercadológicos não pode mais ser desconsiderada.

Porém, uma última ressalva refere-se a questão delicada de que ao lidarmos com adultos não podemos expor as pessoas, pois no máximo o indivíduo pode se divertir e rir de si próprio, mas não provocar o riso do outro. Devemos estar atentos para criar uma atmosfera lúdica e confortável, e às vezes ir num crescente para deixar o participante à vontade nas situações de lazer corporativo.

Nosso desafio para com os funcionários participantes de uma ação destas é a de trabalhar com a perspectiva de atividades recreativas, possibilitando a descontração e o desprendimento e ao mesmo tempo explorar as atitudes que surgem, em prol de uma eficiência na compreensão de conceitos e na transmissão dentro da atuação profissional, pois não é de hoje que sabemos que o aprendizado e a fixação do mesmo é mais fácil quando ele se aproxima do brincar.

Artigo publicado originalmente no site da consultoria Conceito Lazer.

Não é preciso reafirmar a necessidade de profissionais competentes em todo e qualquer segmento de atuação. Porém me respondam: O profissional de eventos é de que área?

Temos pessoas oriundas de Publicidade, Turismo, Hotelaria, Psicologia, Comunicação, Jornalismo, Relações Pública – entre muitas outras; mas os profissionais dessa área contemplam todos os conhecimentos necessários para um bom desempenho nesse setor?

Justiça seja feita, os conhecimentos de algumas áreas acima citadas são fundamentais, porém o que percebemos é que o conhecimento tem sido mais vivencial do que teórico nesse setor. Mas o mercado já se ressente de profissionais especializados e capacitados para serem considerados como sendo do ramo, pois torna-se necessário mais do que experiência e técnicas operacionais, existe uma fundamentação e avaliação de certos itens envolvidos com o setor de eventos, tais como: Comportamento do Consumidor, Administração Mercadológica, Planejamento de Alimentos e Bebidas, Fundamentos de Matemática e Economia, Gestão Empresarial e de Negócios Aplicada, Custos e Orçamento, Sistemas de Comunicação e Informação, Logística, Administração de Recursos humanos, Aspectos de Qualidade e Segurança, Técnicas de Criatividade, além da atualização permanente.

Estes itens podem ser aperfeiçoados tanto com a teoria quanto com a prática, e a parceria entre as mesmas pode ser reforçada com o bom senso que indica o quanto devemos utilizar de cada item.

Então temos que aperfeiçoarmo-nos freqüentemente e criar um espaço de um profissional especialista porém generalista.

Então – Mãos a obra!!!